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Elektronische Rechnung: Auf diese Tücken sollten Sie achten

TIPPS
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E-Rechnungen machen nicht alles einfacher. Bild: Thinkstock

Bis zu 60 Franken pro Jahr: Mit Gebühren für Papierrechnungen wollen Unternehmen ihre Kunden zum Umstieg auf elektronische Rechnungen drängen. Doch die haben durchaus ihre Tücken.

Die aktuellsten Gebühren-Neuerungen zum 1. Januar 2015 sind:

  • Kunden mit einer Gratis-Kreditkarte der Migros zahlen für eine Papierrechnung neu 1.50 Franken. Bisher erhielten die Kunden die Abrechnung kostenlos.
  • Der grösste Kabelnetz-Betreiber UPC Cablecom verdoppelt die Gebühr für die Papierrechnung von 1.50 Franken auf 3.00 Franken.

Bei vielen anderen Unternehmen der Dienstleistungsbranche wie den Telecom-Anbietern Sunrise und Orange oder dem Kreditkarten-Anbieter Viseca (unter anderem Kreditkarten der Kantonalbanken) sind Papierrechnungen kostenpflichtig. Auch bei Banken ist es weit verbreitet, für Kontoauszüge auf Papier eine Gebühr zu verlangen.

Es ist eine Frechheit, dass Kunden eine Gebühr dafür bezahlen müssen, eine Rechnung zu erhalten.

Viren und Betrüger

Bei vielen Anbietern rufen Kunden die elektronischen Rechnungen direkt über deren Websites ab. Für jeden Anbieter müssen sie also einen Login erstellen. Es ist mühsam und wenig praxisnah, dass Kunden sich regelmässig einloggen und nachschauen müssen, ob eine neue Rechnung eingetroffen ist.

Viele Anbieter ermöglichen es auch, dass die Rechnung jeweils per E-Mail zugeschickt wird, und zwar als PDF-Datei im Anhang. Doch das birgt Gefahren.

So kann die Rechnung unbemerkt im SPAM-Ordner landen. Oder der Konsument erhält eine Rechnung von einem Betrüger. Wird die Mail mit der vermeintlichen Rechnung geöffnet, installiert sich ein Virus auf dem Computer.

Nutzer müssen daher immer wachsam sein und prüfen, ob die E-Mail echt ist und wirklich vom angegebenen Adressaten kommt. Das ist gar nicht so einfach, denn viele Betrügermails sehen den Originalen täuschend ähnlich.

Gefahren bei der Archivierung

Wer seine Rechnungen über Online-Banking bezahlt, kann sich diese bei vielen Firmen als sogenannte «E-Rechnung direkt in seinem Online-Banking-Account liefern lassen. Per Klick wird die Rechnung dann bezahlt. Doch leider werden die Rechnungen nur mindestens 90 Tage gespeichert - danach werden sie gelöscht.

Das Problem bei elektronischen Rechnungen bleibt die Archivierung. In der Schweiz verjähren Rechnungen von Anbietern an Kunden nach 5 Jahren. Anders gesagt: Während fünf Jahren können die Anbieter noch Rechnungen stellen, selbst wenn diese bereits bezahlt worden sind.

Lange Aufbewahrungspflicht

Der Kunde muss dann beweisen, dass die Rechnung bereits bezahlt wurde. Insbesondere bei regelmässigen Zahlungen ist es deshalb wichtig, die Rechnungen aufzubewahren. Früher war dies ganz einfach: Dokument in den Ordner legen und nach fünf Jahren die alten Unterlagen entsorgen.

Bei elektronischen Rechnungen ist das Ganze schwieriger: Der Kunde muss diese auf dem Computer speichern, sinnvollerweise auch zusätzlich auf einer externen Festplatte oder in einer Cloud. Und dann muss der Konsument einfach hoffen, dass die Unterlagen nicht verloren gehen. Oder aber der Kunde druckt die Rechnungen aus.

Anbieter die rote Karte zeigen

Swisscom hat mit Docsafe einen Cloud-Speicherdienst gestartet, in den Unternehmen ihre Rechnungen direkt schicken können. Auch die Post bietet mit «E-Post Office eine Cloud an, an dem Unternehmen ihre Rechnungen direkt schicken können. Allerdings nutzen diese Dienstleistung noch kaum Unternehmen mit Ausnahme von Swisscom selbst. 

Als Kunde kann man versuchen, mit dem Anbieter das Gespräch zu suchen. Einige Kunden sollen es geschafft haben, dass sie dann diese Gebühren für die Papierrechnung nicht bezahlen mussten. Wer diese Gebühren nicht bezahlen möchte, kann natürlich auch zu einem kundenfreundlicheren Anbieter wechseln, der sich nicht an den Rechnungen bereichern will.